BLOG
不懂裁剪项目工件，导致开发集体罢工？¶
如何管理项目工件。¶
工件这个词书面定义有点复杂，咱们通俗来说可以理解为跟项目管理工作相关的方方面面，涉及面非常广。
对于项目经理来说，根据项目的实际情况，有针对性的选用合适的工件，同时根据项目中不同人的需求用好这些工件，从而保证项目工作的有效性，可以说直接决定了项目的目标能否顺利实现。
相信很多刚刚走上项目经理岗位的小伙伴们，都对网上流传的一些知名公司的项目管理模板和方法非常感兴趣，常常拿来套用到自己的项目中，希望能够发挥同样的作用。
但现实往往却是“外来的和尚不好念经”，造成这种现象的原因不全是因为拿来的方法不好，通常大多数是拿的方式不对，是原封不动照搬还是量体裁衣。
你想啊，别人的经验方法是在无数实践案例基础上验证提炼出来的，属于通用方法和理论，而我们的情况呢属于其中的个例，个例是否能等同于通用版呢？
一次“差点挨打”的项目经历¶
同一团队做类似的项目尚且都要考虑差异性，何况不同项目和不同公司呢？当时的方法和工具是否能适用于此时此刻呢，这些也都是需要在拿来之后不断改进和调整的，一成不变照搬往往死的很惨。
这里我给大家分享一个反面案例：
案例背景
去年我在一家世界500强的央企，负责O2O模式中线上服务部分，公司按照具体业务分为了三大产品线，我所在的是其中一条To B产品线项目。项目经理和业务团队在北京，用户小部分在北京办公，大部分分布在全国各地。研发由集团另外一家在武汉办公的公司负责。项目团队涉及的成员多，位于不同区域，沟通协同复杂，难度大。
项目经理来自国内某著名的互联网公司，在原公司有不少项目成功实施的案例，项目之初，公司领导和团队成员对他十分信任。
他把原公司全套项目管理模板带过来给团队成员培训使用。业务人员费了好大劲儿学习了新的需求规格说明书。执行期间按照新模版的方式去推进项目，问题来了，业务人员用模板化的格式向客户收集需求，制度式的访谈，业务人员抱怨新模版不好用，客户认为业务人员不专业，不懂他在说啥，项目经理和需求分析师呢一直在抱怨用户水平低，需要花大量的时间引导。
同时远在武汉的开发人员表示看不懂需求，看不懂PRD，每天花大量的时间自行脑补，电话咨询业务被怼。办公室里总能听到这样的对话：“问什么问！写的多明白啊！干你该干的事儿，这是研发能管的了的么？”
那个时候我特别庆幸业务和研发是异地的，要不产品经理挨揍的事情又会重现，我们团队也会网红一把。
眼看项目卡在需求分析环节没法干了，项目经理迅速召集研发小伙伴和客户代表讨论。
在新模版基础上基于我们项目的特点和需求，重新确定了新的需求规格说明书，并且针对调整后的文档进行正式的全员使用培训和说明，让大家达成共识。
开发罢工后的思考¶
项目又跑了一段时间，突然有天，研发人员发现已经完成设计的在线原型图居然悄悄变了，没有人告知他们这一变化和为什么变化，于是开发罢工了。
研发负责人也找到了我来协商这件事，首先提出的就是大家对研发的不尊重，项目也陷入了困境，后来虽然通过一系列的措施，项目得以继续，但研发和业务间的裂痕直到我离开团队也没有消除。
现实中这样的情况其实很频繁，回顾我刚说的案例，造成这种现象的原因，咱先不说项目团队本身的客观因素，说说我们可以主观影响的方面：
第一个是不懂裁剪，盲目崇拜知名公司的模板。¶
只知道模仿文档的写法，没有去思考这么做的目的和意义，更没有考虑到项目的特殊性，我们要根据项目所处的环境，用户情况，组织架构等因素去选取适合的工件，调整修改为适用于我们的版本。
第二个是工件管理做的不够。¶
没有对相关工件进行有效的管理，确保大家对工件的使用方法和认知的有效性和一致性，导致过程中出现了各方抱怨的无效沟通。
第三个也是在工件管理中最重要的问题-沟通。¶
大家都知道项目经理90%的时间应该花在沟通上，但是在这个项目上面对这么多的利益相关者，其中很多人不在一个城市，同为用户诉求也不一样，针对新模版的解读和使用是否同步到所有人，很明显在案例里是没有的。
同样，当面临变更时需要走怎样的流程，去确保变更是得到共识的，在变更发生后是否进行同步更新，最终确保变更的有效推进，也是在上述案例中做的不到位的，原型改变了居然没有通知开发，利益相关者没有在合适的时间得到他们需要的信息，也没有用好相关的沟通工件，导致信息不透明。
讲到这里，我想大家都知道了，造成案例里失败的原因首先是初期工件没裁剪好，实践中没管理好，盲目引入所谓的模板，走了不少弯路，后期大家就项目特点和需求修订共识了工件内容，但又忽视了跟踪其有效性，还导致了团队士气低落，进入震荡期。项目也陷入困境，很难按期收尾。
有效的解决策略是？¶
面对这些问题，我们该如何解决呢？我们一起来看看应该如何做才能避开这些坑。
首先PMBOK告诉我们，项目工件是需要裁剪的。¶
上面我们提到的选择和调整都是裁剪的过程。并不是每个项目都需要每个过程、输入、输出、技术和工具的。
同样的工件在不同的项目中也要根据具体情况做内容上的调整。我们可以拿项目管理成熟度相对高的公司的模板来学习，但更要了解这些模板是在什么环境中使用的。
在这个项目里，项目经理首先应该把当时使用需求分析说明书的人员情况，项目管理模式等信息同步给大家，基于我们本项目的特点和需求裁剪修订一套适用于我们的模版，并且经过培训共识使用。
第二要做好工件使用的跟进管理。¶
要保证在项目生命周期内的有效性和一致性，一旦发现偏离需要及时进行修改。如果遇到变更，更是要严格遵守变更过程流程，将信息同步相关方。
第三，做好沟通管理计划。¶
明确哪些人需要在哪些时候获取到哪些信息。用好沟通工件，使得信息透明，及时传递给利益相关者。
总结一下，对于项目工件，我们要按需裁剪，灵活运用。项目生命期内持续跟踪，不断验证，保证有效，及时沟通，信息透明。我想做到这几点就会很大程度规避案例中遇到的问题。
关于管理项目工件的案例分享就到这里，希望各位读者能有所感悟，让你日后的项目管理更加专注有效！
今日要点¶
▼ 如何提升工件管理效率：
1、分加强裁剪意识。同样的工件在不同的项目中也要根据具体情况做内容上的调整。
2、做好工件使用的跟进管理，保证在项目生命周期内的有效性和一致性，一旦发现偏离需要及时进行修改。
3、做好沟通管理计划。明确哪些人需要在哪些时候获取到哪些信息。
4、要按需裁剪，灵活运用。项目生命期内持续跟踪，不断验证，保证有效，及时沟通，信息透明。